Was ist EDI?
Der elektronische Datenaustausch (EDI) umfasst die automatisierte, elektronische Übermittlung von strukturierten Daten zwischen Organisationen.
EDI in der Praxis
Der zugrundeliegende Gedanke hinter EDI ist die Vereinheitlichung und Automatisierung der Kommunikation über Unternehmensgrenzen hinweg.
In der Praxis unterscheiden sich Art und Konfiguration von betrieblichen Anwendungssystemen (bspw. Warenwirtschaftssysteme) zwischen kooperierenden Unternehmen in der Regel sehr stark. Dies führt dazu, dass eine problemlose Verständigung zwischen den Anwendungssystemen nicht direkt möglich ist und in der Konsequenz eine Reihe manueller Schritte, wie das Erfassen von Rechnungsdaten, durchgeführt werden muss.
Im Rahmen von EDI werden Daten, beispielsweise zu Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen, dagegen in Form von strukturierten Nachrichten automatisiert zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht. Die dabei zum Einsatz kommenden Datenformatstandards verbessern die automatisierte Verständigung zwischen den Anwendungssystemen, indem sie die auszutauschenden Nachrichten in einer Art und Weise strukturieren, die es erlaubt, jede Information aus einem Dokument nach festen Vorschriften auslesen zu können. Dadurch wird die Voraussetzung geschaffen, die Nachrichten automatisiert von dem Datenformat des Senders in das Datenformat des Empfängers übersetzen und in das Anwendungssystem des Empfängers einlesen zu können. Das Übersetzen von Datenformaten in einem EDI-Prozess wird allgemein als „Konvertierung“ bezeichnet und bildet einen der wichtigsten Aspekte in EDI-Prozessen.
Das Ziel des Einsatzes von EDI in der Praxis ist die vollständig automatisch stattfindende Kommunikation zwischen den Geschäftspartnern, so dass zwischen der Initiierung der Übertragung im Anwendungssystem des Senders bis zur Erfassung im Empfängersystem kein menschlicher Arbeitsschritt notwendig ist.
Vorteile von EDI
Die Vereinheitlichung und Automatisierung der Kommunikation zwischen Geschäftspartnern durch EDI verspricht dabei eine Reihe von Vorteilen für alle beteiligten Unternehmen.
Erhöhung der Datenqualität
Durch die Reduzierung manueller Arbeitsschritte bei der Bearbeitung physischer Dokumente, wird auch die Fehlerrate der Datenübermittlung, beispielsweise bei der manuellen Eingabe von Schlüsselinformationen zu einer Bestellung, verringert. EDI kann darüber hinaus die Datenqualität durch die Einführung von automatischen Prüfmechanismen weiter steigern und verhindern, dass fehlende oder fehlerhafte Informationen unbemerkt in Folgeprozesse übernommen werden.
Flexibilitätssteigerung
Die erhöhte Kommunikationsgeschwindigkeit durch die automatisierte, elektronische Übertragung von Nachrichten ermöglicht es den kommunizierenden Unternehmen schnell auf innere und äußere Einflussfaktoren reagieren zu können. So kann beispielsweise die Produktionsplanung ohne Verzögerungen an eine Bestelländerung angepasst werden, ohne vorher unter Umständen E-Mails austauschen und weiterverarbeiten zu müssen.
Verkürzung der Geschäftsprozesse
Durch die schnellere und zuverlässigere Übermittlung der notwendigen Informationen können Geschäftsprozesse verbessert und verkürzt werden. Dies spielt insbesondere bei optimierten Produktionsprozessen wie Just-in-time eine gewichtige Rolle.
Transparenz
EDI ermöglicht die Status-Nachverfolgung der Datenübermittlung. Dadurch haben alle beteiligten Parteien zu jeder Zeit Zugriff auf Informationen über Sendungs- und Empfangszeitpunkten sowie den Erfolg der Nachrichtenverarbeitung und den Kommunikationsverlauf.
Simultane Datenintegration in verschiedene Geschäftsprozesse
Empfangene Informationen können gleichzeitig an alle relevanten Stellen im System weitergeleitet werden. Daten zu einer Bestellung werden nicht nur in dem Warenwirtschaftssystem erfasst, sondern können je nach Anforderung auch automatisch Folgeprozesse anstoßen.
Vermeidung von Missverständnissen
Fehlerhafte Daten sowie vergessene oder verspätete Nachrichtenübermittlungen können leicht zu Missverständnissen und Fehlkommunikation führen. Dies kann auch durch EDI nicht vollständig vermieden werden. Jedoch reduziert der Einsatz von EDI durch die erhöhte Datenqualität und Transparenz der Datenübermittlung das Risikopotential enorm.
Entlastung und -neufokussierung
Die Reduktion von manuellen und hochrepetitiven Arbeitsschritten werden Mitarbeiter einerseits entlastet und andererseits dabei gefördert, sich auf die komplexeren Bereiche ihrer Tätigkeit konzentrieren zu können.
Kostensenkungen
Alle bisher aufgezählten Vorteile haben in ihrer Konsequenz Kosteneinsparungen zu Folge. Darüber hinaus werden papierbezogenen Kosten eliminiert, so dass insgesamt von einem sehr hohen Kosteneinsparungspotential durch EDI im laufenden Betrieb auszugehen ist.
Spezielle Anoforderungen
Im elektronischen Datenaustausch gibt es kein Allheilmittel.
Jede Kommunikationspartnerschaft hat ihre Eigenheiten, die speziell darauf zugeschnittene Lösungen verlangen.